신입이 꼭 알아야 할 보고서 작성 비법

보고서 작성은 직장생활에서 매우 중요한 스킬 중 하나입니다. 신입사원으로서 효과적인 보고서를 작성하는 법을 익히는 것은 업무 수행에 큰 도움이 됩니다.

 

이번 글에서는 신입이 꼭 알아야 할 보고서 작성 비법에 대해 깊이 있게 알아보도록 하겠습니다.

 

 

보고서 작성의 기본 이해

보고서를 작성하기 전에, 보고서의 기본적인 목적과 구조를 알아보는 것이 필요합니다. 보고서는 일반적으로 정보를 전달하거나 특정 결정을 지원하기 위한 문서입니다.

 

따라서 보고서를 작성할 때는 보고의 목적과 최종 보고 대상을 분명히 하고, 필요한 정보를 정확히 전달할 수 있도록 구성해야 합니다. 보고서를 작성하기 위한 첫 단계는 보고 지시를 받은 후, 다음의 세 가지 요소를 파악하는 것입니다.

1. 최종 보고 대상: 누가 이 보고서를 받을 것인지, 그 대상의 직책과 배경지식은 무엇인지 파악해야 합니다. 이 정보는 보고서 내용을 결정하는 데 중요한 역할을 합니다.

2. 보고의 목적: 이 보고서가 설득을 위한 것인지, 혹은 단순한 정보 공유를 위한 것인지 명확히 해야 합니다. 보고서의 목적에 따라 내용과 형식이 달라질 수 있습니다.

3. 마감 기한: 보고서를 언제까지 제출해야 하는지도 중요합니다. 시간적 여유를 가지고 자료를 수집하고 작성하기 위해서는 마감 기한을 명확히 인지하고 계획적으로 접근해야 합니다.

아래의 표는 보고서 작성 시 고려해야 할 요소들을 정리한 것입니다.

요소	설명
최종 보고 대상	보고서를 받을 사람의 직책, 배경지식 및 역할을 파악한다.
보고의 목적	보고서가 설득을 위한 것인지, 정보 공유를 위한 것인지 결정한다.
마감 기한	보고서를 제출해야 하는 기한을 명확히 한다.

이렇게 기본적인 요소를 파악하고 나면, 다음 단계로 넘어가야 합니다.

 

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보고 의도 파악하기

보고서를 작성하는 과정에서 가장 중요한 것은 보고 의도를 정확히 파악하는 것입니다. 보고서는 단순한 정보 전달이 아닌, 특정한 목적을 가지고 작성되어야 하기에, 보고 의도를 알아보는 것이 무엇보다 중요합니다.

보고받는 사람 파악하기

보고서를 작성하기 전에, 보고받는 사람의 특성을 분석하는 것이 필요합니다. 그들의 역할, 배경지식, 직책은 무엇인지 파악해야 합니다.

 

예를 들어, 경영진에게 보고서를 제출할 때와 팀원에게 제출할 때는 내용의 깊이와 접근 방식이 다르게 접근해야 합니다. 보고받는 사람의 특성을 파악하는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 내 역할: 보고받는 사람의 역할을 이해하면, 그들이 어떤 정보를 중요하게 여길지를 파악할 수 있습니다.
• 배경지식: 해당 보고서 주제에 대한 그들의 이해 수준을 고려하여, 너무 전문적인 용어 사용을 피해야 합니다.
• 직책: 직책에 따라 보고서의 형식이나 내용의 깊이를 조정할 필요가 있습니다.
• 보고 스타일: 사람마다 선호하는 보고 스타일이 다르므로, 이를 사전에 파악하여 맞춤형 보고서를 작성하는 것이 필요합니다.

아래 표는 보고받는 사람을 이해하기 위한 질문들을 정리한 것입니다.

질문	설명
프로젝트 내 역할	보고받는 사람의 역할은 무엇인가?
배경지식	주제에 대한 그들의 이해 수준은 어떠한가?
직책	그들의 직책은 어떤가?
보고 스타일	그들이 선호하는 보고 스타일은 무엇인가?

보고의 목적 파악하기

보고서를 작성하는 목적은 두 가지로 나누어 볼 수 있습니다. 첫 번째는 정보를 공유하기 위함이고, 두 번째는 설득을 위한 것입니다.

 

보고서의 목적이 무엇인지 명확히 파악한 후, 그에 맞는 내용을 구성해야 합니다.

• 정보 공유: 사실을 기반으로 한 정보를 제공하고, 필요한 경우 실무자의 의견을 덧붙여야 합니다. 이 경우에는 간결하고 명확한 데이터 제공이 필요합니다.
• 설득: 특정한 주장을 가지고 보고서를 작성해야 하며, 이를 뒷받침할 수 있는 근거와 사실을 제시해야 합니다. 또한, 상대방이 이해하기 쉽게 정보를 구성하는 것이 필요합니다.

아래 표는 보고 목적에 따른 작성 포인트를 정리한 것입니다.

보고 목적	작성 포인트
정보 공유	사실 기반의 정보 제공, 실무자 의견 포함
설득	주장 근거 제시, 상대방 이해를 돕는 정보 구성

이처럼 보고 의도를 파악한 후에는, 보고서의 방향성을 설정하고 내용을 구체화하는 단계로 넘어갈 수 있습니다.

중간보고의 중요성

보고서를 작성하는 과정에서 중간보고는 매우 중요한 역할을 합니다. 중간보고를 통해 보고받는 사람과의 의사소통을 강화하고, 보고서의 방향성을 점검할 수 있습니다.

중간보고를 통한 의사소통

중간보고를 할 때는 다음과 같은 두 가지 방법이 있습니다.

1. 업무 지시를 받자마자: 보고받는 사람에게 업무 지시를 받은 즉시, 초기 구상과 방향성을 공유함으로써, 이후 진행 과정을 명확히 할 수 있습니다.

2. 보고서 구상 후: 보고서의 초안을 만든 후, 이를 바탕으로 보고받는 사람과의 의견을 조율하는 것입니다. 이 과정에서 보고의 목적과 대상을 다시 한 번 확인하고, 필요한 경우 수정을 거치는 것이 필요합니다.

중간보고는 의사소통의 주요 수단이므로, 상대방의 머릿속 구상을 이해하는 데 큰 도움이 됩니다. 상대방이 원하는 것을 정확히 파악하는 것은 매우 어려운 일입니다.

 

따라서 중간보고를 통해 이해를 높이고, 보고서를 더욱 효과적으로 작성할 수 있습니다. 아래 표는 중간보고의 주요 요소를 정리한 것입니다.

요소	설명
초기 구상 공유	보고받는 사람과 초기 구상을 공유하여 방향성을 설정한다.
의견 조율	보고서 초안을 바탕으로 의견을 조율하고 수정한다.

이렇게 중간보고를 통해 명확한 방향성을 설정한 후에는, 실제 보고서 작성에 필요한 메시지를 도출하는 단계로 넘어가야 합니다.

 

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효과적인 메시지 도출하기

보고서에서 가장 중요한 요소는 바로 메인 메시지입니다. 메인 메시지는 보고서에서 전달하고자 하는 핵심 주장이나 사실을 간결하게 요약한 것입니다.

 

이는 보고서의 전체적인 방향과 내용을 결정짓는 중요한 요소입니다.

메인 메시지의 구성

메인 메시지를 효과적으로 도출하기 위해서는 다음과 같은 요소를 고려해야 합니다.

1. 전체 문서 포괄: 메인 메시지는 보고서의 전체 내용을 아우르는 내용을 담아야 합니다.
2. 구체적이고 명확: 메시지는 구체적이고 명확하게 표현되어야 하며, 애매한 표현을 피해야 합니다.
3. 주관적 의견 배제: 감정적인 표현이나 주관적인 의견은 포함시키지 않는 것이 좋습니다.
4. 단일 내용 포함: 메인 메시지는 한 가지 내용만을 포함하여 혼란을 주지 않도록 해야 합니다.

아래 표는 효과적인 메인 메시지의 특징을 정리한 것입니다.

특징	설명
전체 문서 포괄	보고서의 전체 내용을 아우르는 메시지
구체적이고 명확	명확한 표현으로 불필요한 혼동을 피함
주관적 의견 배제	감정적 표현이나 주관적 의견은 배제
단일 내용 포함	한 가지 내용만 포함하여 명확함을 유지

메인 메시지를 도출한 후에는, 이를 기반으로 보고서를 구성해 나가야 합니다. 보고서의 스토리라인을 작성하고, 필요한 자료를 수집하여 논리적인 흐름을 만드는 것이 필요합니다.

논리성과 신뢰성을 높이는 자료 선별

보고서의 신뢰성과 논리성을 높이기 위해서는 철저한 자료 선별이 필요합니다. 신뢰성이 있는 자료를 바탕으로 보고서를 작성해야만, 독자에게 설득력을 가질 수 있습니다.

자료의 특성

양질의 자료는 다음과 같은 네 가지 특성을 가져야 합니다.

1. 신뢰성: 출처가 분명하고, 검증된 정보여야 합니다.
2. 충분성: 주제를 충분히 설명할 수 있는 양의 자료가 필요합니다.
3. 정확성: 데이터의 정확성이 중요하며, 틀린 정보는 신뢰도를 떨어뜨립니다.
4. 적합성: 보고서의 주제와 밀접한 관련이 있는 자료를 선택해야 합니다.

자료를 수집할 때는 위의 특성을 기준으로 삼아야 하며, 부족한 데이터나 잘못된 정보는 보고서의 품질을 저하시킬 수 있습니다. 아래 표는 신뢰성 있는 자료의 특성을 정리한 것입니다.

특성	설명
신뢰성	출처가 분명하고 검증된 정보
충분성	주제를 충분히 설명할 수 있는 양의 자료
정확성	데이터의 정확성이 중요
적합성	보고서의 주제와 밀접한 관련이 있는 자료 선택

이처럼 신뢰성과 논리성을 높이기 위해서는 자료의 선별이 필수적이며, 자료를 효과적으로 관리하는 방법도 익혀야 합니다.

보고서 작성 시 유의사항

보고서를 작성할 때 유의해야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 이를 통해 보고서의 품질을 높이고, 독자의 이해를 돕는 것이 가능합니다.

두괄식 작성

보고서는 두괄식으로 작성하는 것이 효과적입니다. 중요한 내용을 우선적으로 제시하고, 그에 대한 세부 사항을 뒤에 나열하는 방식입니다.

 

독자가 보고서를 읽으면서 핵심을 바로 이해할 수 있도록 도와줍니다.

메시지와 관계없는 내용 배제

보고서에는 관련 없는 내용을 포함시키지 않는 것이 좋습니다. 아무리 중요한 내용이라도 주제와 직접적인 관계가 없다면, 독자는 혼란스러워질 수 있습니다.

 

따라서 핵심 메시지와 관련된 정보만을 포함시키는 것이 필요합니다.

예상 질문 포함

보고서를 작성할 때는 독자가 가질 수 있는 예상 질문을 미리 포함시켜 주는 것이 좋습니다. 예를 들어, 실적의 원인이나 개선책에 대한 질문을 미리 작성해 두면, 독자가 보고서를 읽으면서 이해하기 쉬워집니다.

 

아래 표는 보고서 작성 시 유의해야 할 사항을 정리한 것입니다.

유의사항	설명
두괄식 작성	중요한 내용을 우선적으로 제시
메시지와 관계없는 내용 배제	주제와 직접적인 관계가 없는 내용은 포함하지 않음
예상 질문 포함	독자가 가질 수 있는 질문을 미리 작성하여 이해도 향상

이러한 유의사항을 잘 지켜 작성한 보고서는 독자에게 높은 신뢰성과 설득력을 가질 수 있습니다.

결론

보고서 작성은 직장생활에서 필수적인 스킬입니다. 신입사원으로서 효과적인 보고서를 작성하기 위해서는 보고의 목적과 대상을 명확히 하고, 신뢰성 있는 자료를 기반으로 작성해야 합니다.

 

또한, 중간보고를 통해 의사소통을 강화하고, 메인 메시지를 효과적으로 전달하는 것이 필요합니다. 최종적으로, 보고서의 품질을 높이기 위해서는 두괄식 작성, 메시지와 관계없는 내용의 배제, 예상 질문의 포함 등을 유의하며 작성해야 합니다.

 

이 글이 신입사원 여러분께 도움이 되길 바라며, 자신감을 가지고 보고서 작성을 해보시길 바랍니다.

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